كانت البداية من الدفترخانة
إن أى شىء نراه اليوم بأعيننا حولنا ليس وليد اللحظة او اليوم الذى نراه فيه بل مر بمراحل عدة حتى وصل الى الحالة او الشكل الذى نراه عليه اليوم فالانسان مثلا يمر بمراحل الطفولة والشباب ثم الهرم او الشيخوخة بل إن تاريخ الانسانية كلها قد مر بمراحل مختلفة من عصر ماقبل التاريخ والعصر الحجرى والبرونزى واكتشاف النار واختراع الكتابة بمرورا بظهور المسيحية ودخول الانسانية بعد ذلك فى فترة اعتدنا ان نطلق عليها فترة العصور المظلمة او العصور الوسطى حتى وصلنا لعصر النهضة والعصر الذى نعيش فيه بكل مابه وما عليه .
كذلك الحال بالنسبة لدار الوثائق القومية ذلك الصرح العملاق بما يحتويه من كنوز وثائقية قلما نجد مثيلا لها او ند فى اى مكان اخر بالعالم وليس بمصر وحدها ذلك الصرح او ما نطلق عليه دار الوثائق القومية مر بمراحل مختلفة على مر العصور الزمنية حتى وصل الى الشكل الذى نراه عليه الان فالمكان لم يكن المكان والمسمى لم يكن نفس المسمى حتى الوظائف والاختصاصات رغم اتفاقها فى المعنى والغرض قد تختلف فى الاسلوب والعمل عن ذى قبل ,ولنبدا من الاسم فدار الوثائق القومية لم تأخذ هذا الاسم الا حديثا بينما كان اسمها الاول الدفترخانة و كلمة الدفترخانة كمصطلح تعنى المكان الذى يتم فيه حفظ الاوراق والدفاتر لحين الرجوع اليها مرة اخرى عند الحاجة وفكرة انشائها فى مصر ترجع الى محمد علي الذى رأى ضرورة إيجاد مكان آمن يحتفظ فيه بدفاتره وأوراقه ، ويكون صالحاً لحمايتها من الحريق والسرقة والتلف خاصة يعد أن كان نظام الحفظ المتبع في مصر في العصر العثماني ،والقائم على أساس احتفاظ كل مصلحة بدفاترها وأوراقها، واحتفاظ النظار والكتاب والصرافين بأوراقهم بعد عزلهم أو نقلهم؛ لا يحقق الهدف المرجو في بناء الدولة الحديثة التي أزمع محمد علي بناءها، ولا يمدها بالمعلومات والبيانات ؛ فهداه تفكيره إلى توحيد أماكن الحفظ في مؤسسة واحدة تكون مسئولة عن جمع السجلات والوثائق من كافة المصالح والدواوين والأقاليم، وقد شجعه على ذلك فقدان الكثير من الوثائق المهمة في أكثر من مناسبة: فعندما ثار عليه الجنود الأرناؤود بعدما قام بتخفيض رواتبهم ؛ اضطر إلى الهرب والإقامة بالقلعة؛ فنهبت داره التي كانت بالأزبكية، وفقدت الكثير من المستندات، ومن بينها وثيقة المعاهدة التي وقعها مع الجنرال فريزر قائد الحملة المشهورة باسمه. كما كان الكتخدا (نائب الباشا) يحتفظ في ديوانه بكميات كبيرة من السجلات والوثائق، وقد حدث أن شبَّ حريق في ديوان الكتخدا في 18 من يونيو 1828 ؛ فأتى على ما كان فيه من سجلات ووثائق. وكانت القلعة هي المكان الأنسب لتحقيق هذه الأغراض؛ فأمر الباشا بإنشاء "الدفترخانة المصرية" في عام 1828م وذلك قبل نحو عشر سنوات من إنشاء دار المحفوظات العامة في لندن Public Record Office ، وبعد نحو ثلاثين عاماً من إنشاء الأرشيف الوطني الفرنسي L’archive National .
وقد بلغت نفقات إنشاء "الدفترخانة المصرية" نحو 500000 قرش، وكانت أول لائحة للدفترخانة تلك التي وضعها الخواجة يوحنا كاتب المصروف، والتي أقرها "المجلس العالي" في 24 من رجب 1245 هـ/ 19 يناير 1830م ، وقد نصت تلك اللائحة على تعيين راغب أفندي ناظر الضربخانة كأول أمين للدفترخانة المصرية. كما نصت على أن يقوم أمين الدفترخانة في نهاية كل عام مالي بجلب الدفاتر التي انتهى العمل فيها بالدواوين والأقاليم وحفظها في الدفترخانة، وعليه التبليغ عن أسماء النظار والكتَّاب الذين يتقاعسون عن إرسال دفاترهم وأوراقهم، وكانت عقوبة هؤلاء حسب اللائحة الجلد 100 سوط. وكان نظام الحفظ يقوم على أساس وضع السجلات والأوراق في صناديق خشبية، ولكن لم تمض عدة سنوات حتى تكدست السجلات بالدفترخانة؛ فصدرت الأوامر بإنشاء عيون خشبية بالمخازن، فتم إنشاؤها بتكلفة 19636 قرشاً.
وكانت الدفتر خانة تابعة لديوان الخديو ، وفي عام 1846م انتقلت تبعيتها إلى ديوان المالية ، فاستعانت بالمسيو روسيه لكتابة تقرير عن نظم الحفظ الفرنسية؛ للاهتداء بها في وضع لائحة جديدة للدفترخانة، وبعد أن قدم روسيه تقريره، قامت "الجمعية العمومية" بوضع لائحة جديدة صدرت في 7 ذي الحجة 1262هـ/ 6 ديسمبر 1846م. وقد نصت تلك اللائحة على إنشاء دفترخانات في المديريات ، وميزت بين أنواع الوثائق والدفاتر ومُدد حفظ كل منها في المديرية ومتى يجب نقلها إلى الدفترخانة، فنصت على بقاء دفاتر الاستحقاقات والأشوان في يد الكتاب لمدة عامين، ثم تسلم إلى دفتر خانة المديرية، فتبقى فيها لمدة عشر سنوات، ثم تنقل إلى الدفترخانة العمومية بالقلعة.
ومن الدفترخانة الى دار المحفوظات العمومية :
وفي عام 1865م ارتكب أحد كتاب دفترخانات المديريات جريمة تزوير في بعض الوثائق؛ فأمر الخديو إسماعيل بإلغاء دفترخانات المديريات ، وألزم جميع الأقاليم والدواوين بإرسال أوراقهم وسجلاتهم إلى الدفترخانة العمومية بالقلعة. ونتيجةلعدم وجود أماكن بالدفترخانة لحفظ هذه الكميات الجديدة من السجلات؛ تم استخدام سجن القلعة وإحدى المغارات كمخازن للحفظ. وفى عهد الخديو عباس حلمي الثاني تغير اسم الدفترخانة إلى «دار المحفوظات العمومية» وظل مقرها بالقلعة.
وفى فترة حكم الملك فؤاد الاول (1917 -1936 )حدث تطور فى طبيعة ووظيفة الارشيف المصرى حيث لم تكن الدار تهتم بنشر الوثائق مثل الارشيفات العالمية او تتيحها للباحثين للاستفادة منها فعهد الملك فؤاد الى المستشرق الفرنسى دينيه بمهمة فحص الوثائق التركية وتنظيمها تمهيدا لوضعها بين ايدى الباحثين والمؤرخين , وفى عام 1932 أنشأ الملك فؤاد قسم المحفوظات التاريخية بقصر عابدين وكان هذا القسم بمثابة الارشيف القومى المصرى الحديث والذى يعمل على فهرسة وتصنيف الوثائق وقد استطاع هذا القسم انجاز العديد من الانجازات منها :
- جمع الفرمانات التى اصدرها سلاطين ال عثمان والتى يرجع اقدمها الى عام 1597م كما تم تصوير هذه المجموعة من الفرمانات بمصلحة المساحة المصرية فى سبعة مجلدات .
- تحليل وترتيب الوثائق الأجنبية الخاصة بعهد الخديوى اسماعيل وعمل ملخصات لبعضها بعد ترجمتها .
- عمل بطاقات فهرسة لعدد كبير من الوثائق العربية والتركية .
ومن دار المحفوظات العمومية الى دار الوثائق القومية :
ومع قيام ثورة يوليو 1952م لم تعد محفوظات عابدين تحقق ما ينشده رجال الثورة خاصة فيما يخص اسرة محمد على التى كانت موضوعا رئيسيا فى محفوظات قصر عابدين وبات من الضرورى العمل على اتاحة الوثائق لكل المهتمين بتاريخ مصر والمنطقة فكان هذا هو الدافع من وراء انشاء دار الوثائق القومية حيث انشئت بموجب القانون 356 لسنة 1954 والتى حدد القانون وظيفتها فى جمع وحفظ الوثائق ثم انتقلت الوثائق من قصر عابدين الى مبنى خصص لها بالقلعة فى عام 1969م ليكون مقرا لدار الوثائق القومية ولكن فى عام 1990م تم نقل دار الوثائق القومية الى موقعها الحالى بكورنيش النيل ثم صدر قرار رئيس الجمهورية رقم 176 لسنة 1993م بشأن انشاء هيئة مستقلة تضم دار الكتب والوثائق القومية وفصلهما عن الهيئة المصرية العامة للكتاب .
